A las puertas de la que ya algunos han llamado la “cuarta revolución industrial”, en la era de la Inmediatez, del Cambio Continuo, del Conocimiento, de la #TransformaciónDigital, es primordial que nuestras nuevas incorporaciones se identifiquen con el mensaje de la empresa, la cultura, el objetivo, se sientan cómodos en su nuevo puesto de trabajo y en definitiva, sean lo más productivos posible desde le primer día.




Además, varios estudios indican que los primeros 90 días del empleado en la empresa son fundamentales para la construcción de una buena relación con la empresa, manager y compañeros de trabajo.
Para la consecución de estos objetivos y como medio de favorecer el engagement, se hace imprescindible para las empresas contar con procesos de Onboarding acordes.

Pero, ¿Qué es el Onboarding?

El proceso de Onboarding, es el proceso por el cual se gestionan las nuevas incorporaciones a nuestra empresa y puede marcar la diferencia entre el éxito y fracaso en una nueva contratación.
El Onboarding es un proceso progresivo, diseñado para ayudar a los empleados a realizar con éxito la transición hacia su nueva etapa profesional y de esta manera, tomar consciencia y control de su nuevo rol desde el primer día.


No debemos confundir el proceso de incorporación con el de formación, el proceso de formación, se integra como un paso más dentro del proceso global de Onboarding.
El proceso de Onboarding se define, por lo tanto, en su concepto como un programa de integración, es un proceso proactivo con el objetivo de prever y evitar problemas.

Ya hace algún tiempo, el concepto de Onboarding ha mutado en tres diferentes procesos:
  • Onboarding: Procesos para la gestión efectiva y eficiente de las nuevas incorporaciones.
  • Crossboarding/Internal Mobility: Procesos para la gestión efectiva y eficiente de los movimientos internos, promociones, nuevas asignaciones, cambios de rol.
  • OffBoarding: Proceso para la gestión de las bajas de empresa, aunque parezca paradójico, en muchas empresas es primordial conocer el motivo de la baja, identificando posibles Gaps a mejorar dentro de la organización y manteniendo esa conexión con el mismo a través de procesos de “alumni”, entrevistas de salida, eventos, entre otros, porqué el empleado que se hoy se va, puede ser el cliente de mañana.
Como todo proceso a desplegar en nuestras organizaciones, debe acompañarse de una adecuada herramienta tecnológica que nos permita soportar y desarrollar el proceso de Onboarding definido previamente.
En BNB actualmente estamos desarrollando un proyecto de implantación del módulo de Onboarding del producto Oracle Taleo Onboarding Cloud Service, producto integrado dentro de la suite Oracle HCM Cloud Talent Acquisition, del que vamos a realizar un breve repaso de sus funcionalidades seguidamente.
Oracle Taleo Onboarding Cloud Service es un producto que proporciona un sistema unificado, automatizado y personalizado para facilitar la incorporación de los nuevos empleados a la empresa mediante la creación de tareas automatizadas.
Nos permite por lo tanto:
  • Crear un proceso progresivo diseñado para ayudar a los empleados a realizar con éxito la transición hacia su nueva etapa profesional, tomando consciencia de su rol desde el primer día.
  • Asegurar una mejora incorporación, una mayor autonomía inicial del empleado y un aumento de la productividad en los primeros días en la empresa.
  • Integrar de manera más ágil al empleado y favoreciendo el compromiso inicial, y  disminuyendo los riesgos ocasionados por el cambio.
  • Ofrecer al nuevo empleado una mayor alineación con la visión de la compañía desde el primer día, proporcionándole las herramientas necesarias que usará para desarrollar su trabajo y acelerando su proceso de formación inicial.
El proceso Onboarding en el producto, constará de varios pasos, pudiendo ser estos de tres tipos distintos:
  • Routing: El paso aglutinará varias tareas en paralelo. Facilita el diseño del flujo de trabajo.
  • Sub-Process: Proceso más pequeño dentro de otro proceso.
  • Task: Tareas finales a realizar. Las tareas contienen acciones, algunas de las cuales son:
  • Envío de correspondencia: Tarea que envía un mail a los intervinientes del proceso.
  • Formularios: Tarea que contiene un formulario.
  • Compartir documentos PDF: Tarea que contiene un documento en PDF.
  • Solicitud de apertura de proceso externo: Cuando este tipo de tarea es parte del proceso, se realiza una solicitud a un proveedor de thirdparty para llevar a cabo el tipo de servicio configurado aquí.
  • Páginas de contenido: Tarea cuyo contenido tiene texto, gráficos, enlaces, listas de archivos PDF u otros medios de comunicación, cuyo propósito es comunicar información al candidato / empleado.
  • Envío y captura de la carta oferta del candidato: Tarea que gestiona la oferta del candidato.
En cada tarea o paso del proceso de Onboarding es posible delimitar qué personas realizarán la tarea (empleados, nuevos empleados, recruiters, managers, etc), pudiendose gestionar la asignación de la siguiente manera:
  • Por usuarios: Se incluirán usuarios dados de alta en Taleo para que puedan participar en alguna tarea del proceso.
  • Por roles: Se podrán asignar un grupo de personas a través de los roles definidos por el sistema y/o roles funcionales definidos por el cliente. (Los roles funcionales pueden ser los mismos que se hayan definido para el proceso de aprobación de la vacante u otros)


Visión Administrador del proceso de Onboarding

Visión del Usuario
 

Algunas tareas que se pueden realizar en Onboarding:

  • Petición de información adicional del nuevo empleado
  • Paquete de bienvenida 
  • Formación para el nuevo empleado
  • Vídeos Corporativos, casos de éxito profesional
  • Petición y recepción de material informático
  • Petición y recepción de tarjeta de acceso
  • Presentación del equipo de trabajo
  • Feedback con el Manager
  • Reunión para la fijación de objetivos y tareas a desempeñar
  • Incorporación al puesto de trabajo
En definitiva, a través de los procesos de Onboarding conseguiremos incrementar el engagement, productividad y alineamiento de nuestros empleados con la Organización. Desde BNB, como especialistas en los productos de la suite Oracle HCM Cloud creemos y transmitimos la importancia del proceso de Onboarding a nuestros clientes.
César García Galán